Document de référence «Organisation de Visons DeMAIN»

Pour un fonctionnement démocratique et participatif.

1 – Introduction

A l’automne 2017, une démarche citoyenne a été lancée à l’initiative de la Locale Écolo-Visé: des citoyen.ne.s se sont réunis à plusieurs reprises afin d’exprimer leurs attentes, de définir leurs valeurs communes, de s’accorder sur les modes de fonctionnement, de construire un programme politique et de constituer une liste électorale en vue des élections communales de 2018. Cette démarche citoyenne est dénommée « Visons DeMAIN ».

Le projet de Visons DeMAIN est de :

– offrir la possibilité aux citoyen.ne.s de devenir acteur d’une dynamique participative;

– proposer un programme ambitieux pour Visé et ses habitants dans le respect des valeurs reprises

dans la «déclaration» de Visons DeMAIN ;

– constituer la meilleure liste possible afin de présenter et de défendre le programme;

– mettre en œuvre la plus grande partie possible du programme après les élections, en majorité ou en opposition, en mettant l’accent sur la participation citoyenne.

Ce document constitue le texte de référence pour l’organisation et le fonctionnement de Visons DeMAIN auquel l’Assemblée et les membres se référeront en cas de besoin.

Toutes les décisions seront prises dans le respect de la déclaration et de l’esprit général de ce document.

NB: en fin de texte, quelques définitions des expressions utilisées telles que majorité absolue ou quorum – Voir § 8.

2 – Organisation générale de Visons DeMAIN

Le mouvement Visons DeMAIN est composé de membres. Les organes sont l’assemblée, le groupe de coordination et les GT (groupes de travail).

2.1. Les membres

Sont membres de Visons DeMAIN les citoyen.ne.s concernés par Visé qui adhèrent à la déclaration et au présent document. L’adhésion des citoyen.ne.s est faite par signature de la déclaration d’adhésion, par courrier ou par courrier électronique adressé à la personne que le cercle de coordination désigne.

Un membre acquiert le droit de vote aux différents organes de Visons DeMAIN après avoir participé à une assemblée. La première réunion de Visons DeMAIN a eu lieu le 14 novembre 2017. Écolo-Visé adhère à la déclaration et à ce document ; en conséquence, les membres d’Écolo-Visé sont membres de Visons DeMAIN, sans devoir y adhérer individuellement.

Le mouvement est ouvert: dans l’hypothèse où d’autres groupes (associations ou mouvements politiques ou non) souhaiteraient le rejoindre, le présent document pourrait être revu afin de mettre en œuvre concrètement cette ouverture et de permettre aux membres de ces associations ou mouvements de devenir automatiquement membres.

Le mouvement est ouvert: en principe, la déclaration d’adhésion suffit pour devenir membre.

2.2. L’assemblée de Visons DeMAIN

Les membres forment l’assemblée. Elle est l’organe de décision ; elle délègue les missions et le cas échéant des pouvoirs de décision ou de représentation au Groupe de coordination et aux différents GT qu’elle crée ou reconnaît.

Elle prépare et organise les élections communales 2018 et assure la mise en œuvre du programme durant la législature 2018-2024 .

Le mode de décision prioritaire est le consentement (personne ne s’oppose à la proposition). Les animateurs des réunions veillent à utiliser les méthodes les plus efficaces pour y arriver.

Toutefois, dès lors que l’assemblée constate qu’une décision ne peut être prise par consentement, elle est prise à la majorité absolue.

En cas d’urgence constatée par le groupe de coordination, la convocation à cette assemblée d’urgence est adressée aussi tôt que possible par courriel et tous les moyens utiles et disponibles avant la réunion. Le premier point de cette assemblée est de constater et d’admettre l’urgence. Les assemblées qui ont pour objet le débriefing et le suivi des élections sont urgentes.

2.3. Le Groupe de coordination et les GT

2.3.1. Généralité

Le mode de décision est le consentement des membres présents ; toutefois, dès lors que le groupe de coordination constate qu’une décision ne peut être prise au consentement, elle est prise à la majorité absolue ; dans ce cas, le groupe informe l’assemblée de ce mode de décision.

2.3.2. Le groupe de coordination

Le groupe de coordination est chargé de gérer le mouvement au quotidien, de préparer les assemblées (le cas échéant avec le GT d’animation), de mettre en œuvre les décisions des assemblées, de faire circuler l’info en interne, d’organiser la communication (le cas échéant avec le GT de communication) et de coordonner le travail des GT ; ce groupe a vocation, dans le respect des délégations que l’assemblée lui donnera, à assurer la mise en œuvre des priorités et du programme.

Il veille à assurer la plus grande proximité et cohérence possible entre les mandataires communaux, les GT et l’assemblée. Il cherche à rendre notre action efficace, il planifie les réunions et se préoccupe de faire suivre la logistique.

Un.e de ses membres au moins est chargé.e de réaliser les rapports. Un.e membre au moins est désigné.e comme porte-parole. Écolo-Visé apporte son soutien pour la gestion financière et le secrétariat.

L’assemblée peut confier d’autres missions au groupe de coordination.

L’assemblée en désigne les membres. Elle veille à ce qu’il soit composé de minimum 5 membres et comprenne au moins un tiers de membres de chaque sexe, plusieurs membres écolo et plusieurs non membres.

Si besoin, une procédure de désignation est fixée par l’assemblée soit en sa séance précédente, soit sur proposition du groupe de coordination, annoncée dans la convocation, et approuvée en séance.

L’assemblée pourra décider de compléter la composition du groupe de coordination si cela s’avère utile, notamment après la 1ère assemblée publique.

Les mandats sont d’une année renouvelable. Le premier mandat se termine le 31 décembre 2018. Sur proposition de 5 membres, l’assemblée des membres peut mettre fin à un ou des mandat(s) avant l’arrivée de leur terme. Le (la) remplaçant.e termine le mandat en cours. Il en est de même en cas de démission.

Les mandataires communaux élus à l’issue du scrutin de 2018 (bourgmestre, échevins, conseillers communaux, conseillers CPAS) ne peuvent être membres du groupe de coordination. L’incompatibilité prend cours le 1er janvier 2019. L’assemblée peut toutefois déroger à cette incompatibilité pour 2 mandataires au plus par une décision motivée prise au consentement ou à la majorité des deux tiers.

Transparence

Les réunions du groupe de coordination sont ouvertes aux membres (en ce compris les mandataires communaux). Toutefois, il peut décider de travailler à huis clos complet ou partiel (participation des mandataires concernés par exemple) lorsqu’ils traitent de points pouvant mettre en cause une ou plusieurs personnes, de campagnes de communication ou de stratégie de négociation politique; le huis clos est motivé.

2.3.3 Les GT groupes de travail

Les GT sont créés par l’assemblée, le groupe de coordination ou sur initiative d’au moins 3 membres.

Ils exercent les missions qui leur sont confiées ou réalisent les projets proposés par les membres.

Les GT peuvent faire des propositions à l’assemblée.

Un nouveau GT informe le groupe de coordination de sa création, de sa composition et de son projet; il fournit l’adresse d’une personne de contact.

Les réunions des GT sont en principe ouvertes à tous les membres ; leurs participant.e.s veillent à en assurer la transparence notamment en tenant le groupe de coordination au courant de leurs activités.

Le groupe de coordination assure la coordination des GT et, le cas échéant, il les met en contact. Pour certaines missions (ex arbitrage, négociation, …), la composition d’un GT ou un fonctionnement restreint (huis clos) peuvent être décidés par l’assemblée ou le GT.

Les GT ne peuvent ni communiquer au nom de Visons DeMAIN ni l’engager sans l’accord préalable du groupe de coordination.

2.3.3.1. Création éventuelle d’un GT d’animation

L’éventuel GT d’animation est chargé d’animer et de présider l’assemblée en concertation avec le groupe de coordination.

Pour chaque réunion, il désigne un.e de ses membres chargé.e de la préparer et de fixer l’ordre du jour en concertation avec le groupe de coordination et ensuite de l’animer.

Le GT d’animation est composé des membres reconnus pour leur compétence en matière d’animation de réunion.

2.3.3.2. Création éventuelle d’un GT de communication

L’éventuel GT de communication réfléchit à la communication de Visons DeMAIN, fait des propositions au groupe de coordination et met en œuvre les actions de communication décidées par celui-ci.

Il est composé de membres reconnus pour leur compétence en communication.

2.3.3.3. Création éventuelle d’un GT d’arbitrage

En cas de problème, l’assemblée ou le groupe de coordination peut décider de créer un GT d’arbitrage chargé d’instruire les litiges individuels et de formuler des propositions de décision à l’attention du groupe de coordination, qui décide. L’assemblée peut prévoir que cette décision est susceptible d’un recours devant elle.

Lorsque le litige porte sur la qualité de membre, le GT peut suspendre le droit de vote du (de la) membre mis en cause pendant la durée de la procédure.

Sauf refus des personnes concernées ou impossibilité, l’instruction implique l’audition des personnes concernées.

Ce GT est composé de 3 membres au moins et est mixte.

2.4. Perte de la qualité de membre

Les membres peuvent se retirer du mouvement ; le retrait est fait par courrier ou courrier électronique adressé à la personne que le groupe de coordination désigne. Cela entraîne la perte du droit de vote .
Chaque année, le groupe de coordination invite les membres à renouveler leur adhésion en versant une modeste cotisation ; à défaut de renouvellement dans le délai fixé, le membre est considéré comme s’étant retiré du mouvement.
Au moment de l’adhésion d’un nouveau membre, si 5 membres ont connaissance de faits ou de comportements dans le chef de ce.tte candidat.e membre qui sont incompatibles avec la déclaration et l’esprit de Visons DeMAIN et qu’ils estiment ces faits ou comportements comme un obstacle à l’adhésion au mouvement, ils en informent le cercle de coordination qui crée alors un GT arbitrage (voir 2.3.3.3.).
Un.e membre ou un groupe qui aurait un comportement ou tiendrait des propos publics incompatibles avec le projet du mouvement peut en être exclu. La procédure d’exclusion est initiée par 5 membres qui formulent les griefs par écrit à l’attention du groupe de coordination, qui crée alors un GT d’arbitrage (voir 2.3.3.3.) qui instruit et formule une proposition de décision à l’attention du cercle de coordination.

3 – Les Élections

3.1. Les priorités, le programme et la campagne électorale

L’assemblée ou le groupe de coordination crée un ou plusieurs GT de préparation des priorités et du programme. Les propositions préparées par le(s) GT sont transmises au groupe de coordination qui les soumet à l’assemblée pour adoption, le cas échéant après une procédure d’amendement qu’il définit.

La campagne électorale s’organise collectivement. Les candidats font campagne dans le respect des décisions prises. L’assemblée établit les grandes lignes de la campagne et le budget en accord avec Écolo-Visé. Le groupe de coordination est chargé de préciser et concrétiser les actions et les outils de campagne, en s’appuyant si besoin sur un ou plusieurs GT.

3.2. La liste

La liste citoyenne se présente aux élections d’octobre 2018 avec des candidats et sous l’appellation Visons DeMAIN.

La liste est apparentée à Écolo pour ce qui concerne les désignations supra-communales et intercommunales (l’apparentement est organisé par la loi ; il permet de fixer les représentations dans les entités supra-communales et les intercommunales)

La liste est équilibrée ; outre la parité H/F, la « tirette » (alternance) est obligatoire sauf pour la 1ère et la dernière place.

Au-delà de la motivation et des indispensables qualités ou caractéristiques personnelles de chacun.e des candidat.e.s, la liste, dans son ensemble, vise notamment:

– la diversité sociale et culturelle;

– la diversité des âges;

– la capacité à participer, le cas échéant, à un exécutif;

– la meilleure couverture du territoire de la commune;

3.3. Les candidat.e.s – généralités

Afin d’assurer la bonne mise en place de la liste et le bon fonctionnement des élus pendant la législature, Visons DeMAIN décide des principes fondamentaux suivants :

La liste citoyenne est une liste d’intérêt purement local, ne comprenant que des membres de Visons DeMAIN, rassemblant des non-écolos et des écolos.
Ne peut être candidat.e, le (la) membre de la section locale d’un parti qui dépose une autre liste pour les élections communales à Visé.
Tou.te.s les candidat.e.s de la liste citoyenne acceptent de rétrocéder une partie des revenus qu’ils recevraient en cas d’élection selon les modalités fixées par Écolo (mode de calcul, base, pourcentage, mode de paiement, …).
Tou.te.s les candidat.e.s de la liste citoyenne acceptent les règles fixées par Visons DeMAIN pour ce qui concerne la campagne électorale et l’exercice de l’éventuel mandat qui en découlerait. Avant le dépôt de la liste, ces candidat.e.s signent le code moral et politique et le contrat de réciprocité qui est arrêté par l’assemblée sur le modèle d’Écolo.

3.4. Les candidat.e.s – constitution de la liste

L’assemblée précise les procédures de désignation des candidat.e.s sur base des principes suivants.

Les places stratégiques sur la liste sont attribuées aux membres qui sont désignés par l’assemblée en assurant un équilibre non-écolos et écolos soit suite à la procédure « sans candidat.e » dont le canevas général est le suivant :

Seuls les membres du mouvement participent;
La réunion est animée par un.e non membre du mouvement indépendant de l’assemblée;
La procédure précise est arrêtée par l’assemblée;
L’organisation des séquences votes, oppositions, validation par consentement est mise en œuvre par l’animateur;
En cas d’échec de cette procédure, ces places sont attribuées aux membres désignés par l’assemblée via un poll ou un comité de liste sur la base de la procédure qu’elle arrête, inspirée du règlement électoral Écolo.

Soit via un poll (l’assemblée vote place par place entre les candidat.e.s ) ou un comité de liste (qui propose l’ordre des candidatures à l’assemblée, qui décide).

Les autres places sont attribuées aux membres désigné.e.s par l’assemblée du mouvement sur la base d’une procédure qu’elle arrête ; cette procédure est organisée de manière telle que les impératifs de diversité visés à l’article 3.2 soient rencontrés.

Les procédures sont arrêtées par l’assemblée sur la base du règlement électoral Écolo.

4 – Fonctionnement post électoral – relations avec les élu.e.s

Le groupe de coordination mène avant les élections une réflexion sur la façon d’équilibrer les mandats post-électoraux (mandats exécutifs éventuels, conseiller.e.(s) CPAS, administrateur(s) RVH, … ): non-écolos, écolos, compétences, niveau d’engagement, capacité à communiquer, à négocier, … Il soumet une proposition de principes à l’assemblée avant les élections et une proposition de choix après les élections et l’éventuelle négociation. Le nombre de voix de préférence ne pourra être un critère déterminant.

En temps utile, le groupe de coordination propose à l’assemblée la constitution d’un GT de négociation chargé d’organiser et de mener les négociations post-électorales en étroite collaboration avec les élu.e.s. Les réunions de ce GT ne sont en principe pas ouvertes. L’assemblée, sur rapport du groupe de coordination, décide d’entrer en négociation en vue d’une participation à la majorité et confie la négociation au GT de négociation. Elle fixe le cas échéant des balises. A l’issue des négociations, sur rapport à nouveau du groupe de coordination, l’assemblée décide de participer ou non à la majorité – en fonction du contenu de l’accord de majorité : avancées politiques, répartition des mandats, moyens de mise en œuvre -, et désigne les membres des exécutifs.

Les élu.e.s organisent leur travail dans le respect de la déclaration et du présent document, notamment :

Ils (elles) travaillent en équipe et se coordonnent entre eux;
Ils (elles) font le nécessaire pour que la plus grande partie possible du programme soit mise en œuvre;
Ils (elles) se coordonnent régulièrement avec le groupe de coordination;
Ils (elles) rendent compte de leurs activités, de leurs prises de position et de leurs décisions aux assemblées;
Ils (elles) reçoivent les critiques positives et négatives des assemblées et, lorsqu’elles sont négatives, tentent de remédier au plus vite. En cas de participation, les membres des exécutifs sont en charge de mettre collégialement et loyalement en œuvre l’accord de majorité. Le groupe de coordination et l’assemblée assurent un soutien politique à la concrétisation de cet accord de majorité.

Pendant la mandature, les membres et les groupes membres font preuve de loyauté envers la ligne de Visons DeMAIN, et notamment envers les actions et prises de position des élu.e.s. Ils (elles) ne communiquent pas en dehors de cette ligne pour ce qui concerne la ville de Visé. Les divergences sont réglées au sein des organes du mouvement.

5 – Dispositions financières

5.1. Principes de base

Dans la mesure de ses possibilités, Écolo-Visé prendra en charge la plus grande part du financement des frais de fonctionnement de Visons DeMAIN et des coûts de la campagne pour les élections communales.
D’autres groupes ou membres pourraient apporter leur contribution, en proportions sans doute plus modestes.
Pour contribuer aux frais de fonctionnement, les membres qui ne sont membres ni d’Ecolo-Visé ni d’un autre groupe finançant Visons DeMAIN versent une cotisation dont le montant est fixé par l’assemblée et qui ne peut dépasser 15 € par an.
Comme indiqué au point 3.2, le principe de rétrocession d’une partie des rémunérations des futurs élu.e.s est acquis.
Les rétrocessions permettront d’une part d’assurer le (co)financement du fonctionnement de Visons DeMAIN après 2018 et d’autre part de reconstituer les réserves ayant permis à Ecolo-Visé de financer Visons DeMAIN et la campagne 2018 ainsi que, le cas échéant, les réserves qui auraient été dépensées par d’autres groupes ou membres.

5.2. Rétrocessions des élu.e.s

Le montant de la rétrocession est établi en appliquant la méthode de calcul Ecolo, qui correspond à +/- 20 à 25 % (selon le nombre d’élus) de la rémunération brute.
Les rétrocessions sont versées à Ecolo-Visé qui, si d’autres groupes ou membres ont contribué au financement initial, reverse une part proportionnelle aux réserves engagées par les uns et les autres.

5.3. Gestion financière de Visons DeMAIN

Le trésorier d’Ecolo-Visé assure la gestion financière journalière et informe régulièrement le groupe de coordination.
Il fait rapport à l’assemblée une fois par an: présentation des comptes de l’année écoulée et budget pour l’année à venir. Un premier budget de campagne est présenté par le groupe de coordination en avril 2018.

6 – Cas non prévus – interprétation – litige

En cas de difficulté d’interprétation ou de situation non prévue par le présent document, l’assemblée se réfère aux règles applicables à Ecolo et si besoin invite le cercle de coordination à lui faire une proposition conforme à l’esprit général de la déclaration. Sur cette base, l’assemblée décide.

7 – Assemblée constitutive

Le 21 février 2018 s’est tenue l’assemblée constitutive de Visons DeMAIN qui a adopté les textes fondateurs du mouvement.

8 – Définitions

Assemblée de Visons DeMAIN : assemblée des membres qui ont adhéré au présent document et à la déclaration.

Majorité absolue : plus de la moitié des suffrages exprimés (voir définition de « suffrage exprimé »).

Majorité simple : plus de votes favorables que de votes défavorables.

Suffrage exprimé : bulletin (ou tout autre mode d’expression) sur lequel un vote positif, un vote négatif ou une abstention est exprimé ; les bulletins blancs et les bulletins nuls ne sont pas des suffrages exprimés.

Place stratégique : place sur la liste électorale qui, en raison de sa position et de la visibilité que le mouvement entend lui attribuer, est davantage éligible ou visible en campagne et est déterminée comme telle par l’assemblée.